Para un municipio, puede implicar información de distintas áreas, sistemas y bases de datos.
El problema aparece cuando el ciudadano tiene que ir de oficina en oficina para reunir información que el propio municipio ya tiene.
¿Por qué hacer dos filas en dos oficinas distintas para resolver un solo proceso?
En Ahualulco, la integración de información mediante eCarto permite simplificar ese recorrido: una sola atención puede consultar diferentes datos y entregar al ciudadano las respuestas que necesita.
¿Por qué debería el ciudadano visitar varias oficinas?
Muchos trámites municipales dependen de información que existe en diferentes áreas.
Sin embargo, el ciudadano debería poder obtener la información que necesita dentro del mismo proceso.
Por ejemplo, Catastro puede tener información del predio.
Agua puede tener información de la cuenta relacionada con ese inmueble.
Tesorería puede conocer el estatus de ciertos pagos.
Padrón y Licencias puede necesitar validar esos datos antes de continuar con un trámite.
Cuando cada área trabaja por separado, el ciudadano puede terminar haciendo el trabajo de conectar esa información:
primero visita una oficina;
después consigue una constancia;
luego va a otra dependencia;
y finalmente regresa al lugar donde comenzó.
El trámite es uno.
Las vueltas pueden ser varias.
Ahí existe una oportunidad muy concreta de mejorar la experiencia ciudadana.
Una licencia comercial puede necesitar información de varias áreas
Tomemos un ejemplo sencillo: solicitar una licencia comercial.
Para avanzar con el trámite puede ser necesario demostrar que el predio y las cuentas relacionadas cumplen con determinadas condiciones.
Dependiendo del proceso municipal, puede ser necesario consultar:
- información del predio;
- situación del impuesto predial;
- información de la cuenta de agua;
- adeudos pendientes;
- datos del propietario;
- ubicación del inmueble;
- información asociada al giro comercial.
Toda esa información puede existir dentro del municipio.
La diferencia está en qué tan fácil es relacionarla y consultarla cuando se necesita.
Un funcionario puede tener acceso a una base de Catastro y, al mismo tiempo, necesitar que otra oficina revise por separado la situación de agua.
La información ya está ahí.
El reto es conectarla.
De varias consultas a una sola respuesta
En Ahualulco, eCarto permite relacionar información que participa en un mismo proceso municipal.
Esto cambia una pregunta operativa importante.
En lugar de pensar:
"¿En qué oficina está este dato?"
el municipio puede avanzar hacia:
"¿Qué información necesita este trámite y cómo podemos consultarla desde el mismo proceso?"
Para una licencia comercial, por ejemplo, un funcionario puede necesitar responder:
¿A qué predio corresponde la solicitud?
¿Cuál es la información catastral asociada?
¿El predial está al corriente?
¿Existe una cuenta de agua relacionada con ese predio?
¿La cuenta presenta algún adeudo?
¿Las diferentes bases están hablando del mismo inmueble?
Cuando esas respuestas pueden consultarse dentro de un mismo proceso, el ciudadano deja de funcionar como mensajero entre dependencias.
El municipio puede resolver más desde un solo punto de atención.
¿Qué cambia para el ciudadano?
La transformación digital municipal adquiere valor cuando puede sentirse en algo cotidiano.
Una persona rara vez llega a una oficina pública pensando en interoperabilidad, bases de datos o tecnología geoespacial.
Piensa en cosas mucho más simples:
"¿Cuánto tiempo me va a tomar?" "¿Qué documentos necesito?" "¿Tengo que regresar?" "¿Tengo que ir a otra oficina?"
Por eso, una mejora importante puede medirse de forma muy sencilla:
menos vueltas para resolver el mismo trámite.
En Ahualulco, la información necesaria puede acompañar al proceso.
El ciudadano hace una fila.
El funcionario consulta la información.
El trámite obtiene las validaciones necesarias.
La experiencia se vuelve más simple, rápida y certera.
Una fila. Un proceso. Todas las respuestas.
La transformación digital empieza conectando información
Digitalizar un gobierno puede incluir plataformas, trámites en línea, nuevos sistemas, automatización o captura de datos.
Pero antes de todo eso existe una pregunta fundamental:
¿La información del municipio está conectada de forma que pueda utilizarse cuando se necesita?
Si Catastro conoce un predio, Agua conoce una cuenta y Tesorería conoce un adeudo, el valor aumenta cuando esas piezas pueden relacionarse.
Ahí empieza una verdadera transformación.
En CartoData llamamos Cartomorfosis a la transformación de una organización cuando integra datos, procesos y software para convertir información territorial compleja en decisiones y acciones cotidianas.
En un caso como este, la Cartomorfosis se vuelve muy concreta:
una base deja de estar aislada; dos áreas pueden compartir contexto; un funcionario puede obtener más respuestas; y el ciudadano puede resolver con menos vueltas.
Del territorio a la decisión.
El predio puede ser el punto que conecta la información
Muchas áreas municipales trabajan con información diferente, pero gran parte de esa información comparte algo:
está relacionada con un lugar.
Una cuenta de agua corresponde a una toma. La toma corresponde a una ubicación. Una licencia comercial corresponde a un negocio. El negocio se encuentra en un predio. El predio tiene información catastral.
Cuando esas relaciones están bien construidas, el territorio puede funcionar como un punto común para conectar información.
Un predio puede relacionar:
- clave catastral;
- propietario;
- uso;
- cuenta de agua;
- situación de pago;
- licencias;
- expedientes;
- otros registros municipales.
El mapa deja entonces de ser solamente una forma de visualizar información.
Se convierte en una herramienta para relacionarla.
Y cuando el municipio relaciona mejor su información, puede responder más preguntas sin enviar al ciudadano de una dependencia a otra.
eCarto: del mapa a la operación cotidiana
Un sistema geoespacial genera mayor valor cuando forma parte de la operación diaria.
En este caso, eCarto ayuda a convertir información territorial en una herramienta para resolver preguntas concretas durante un trámite.
El objetivo va mucho más allá de mostrar puntos o polígonos sobre una pantalla.
eCarto puede ayudar al funcionario a saber:
- qué predio está relacionado con la solicitud;
- qué información existe sobre ese inmueble;
- qué cuentas están vinculadas;
- qué estatus tiene cada registro;
- qué áreas tienen información relevante;
- qué validaciones necesita el proceso;
- qué respuesta puede darse al ciudadano.
Así, los datos, los procesos y el software empiezan a trabajar juntos.
La información deja de ser algo que simplemente se almacena.
Se convierte en una herramienta para operar.
Una mejor experiencia también puede fortalecer la gestión municipal
En este caso, el beneficio principal es claro:
simplificar el trámite para el ciudadano.
Pero integrar información también puede ayudar al municipio a trabajar mejor.
Cuando un trámite permite consultar la situación de predial, agua u otros registros asociados con un predio, el municipio obtiene mayor visibilidad sobre su propia información.
Esto puede ayudar a identificar:
- cuentas con adeudos;
- registros sin vinculación;
- diferencias entre bases;
- información desactualizada;
- predios que requieren revisión;
- cuentas que necesitan seguimiento.
En algunos casos, esa información puede también apoyar procesos de cumplimiento y recaudación.
La secuencia es importante:
primero se integra la información;
después se identifican registros que requieren atención;
y finalmente el municipio puede tomar las acciones administrativas correspondientes.
La tecnología facilita ver el problema.
La gestión municipal convierte esa información en acción.
¿Qué relación tiene esto con la recaudación?
La recaudación mejora cuando el municipio cuenta con información más confiable y puede identificar con mayor claridad qué registros requieren revisión.
Si durante un trámite es posible relacionar un predio con su situación de predial, agua u otras cuentas municipales, también es más fácil detectar:
¿La cuenta está al corriente? ¿Existe algún adeudo? ¿El registro está correctamente vinculado al predio? ¿La información coincide entre diferentes áreas? ¿Hay datos que necesitan actualización?
Eso puede ayudar a identificar oportunidades de regularización o recuperación de ingresos cuando realmente existen.
La integración por sí misma no sustituye la acción administrativa.
Lo que hace es darle al municipio una mejor base para decidir dónde revisar, qué atender y cómo actuar.
Un trámite simple puede revelar cuánto se comunican las áreas
Existe una pregunta útil para cualquier municipio:
¿Cuántas veces tiene que cambiar de oficina un ciudadano porque nuestras áreas todavía necesitan intercambiar información manualmente?
La respuesta puede mostrar rápidamente qué tan integrados están los procesos.
Porque poner un formulario en línea es una parte de la digitalización.
Transformar el servicio implica revisar todo el recorrido.
¿Qué información necesita el trámite? ¿Quién la tiene? ¿Cómo se valida? ¿Qué sistemas participan? ¿Qué puede consultarse desde el mismo punto? ¿Qué pasos realmente son necesarios? ¿Cuáles existen solamente porque históricamente las áreas han trabajado separadas?
Estas preguntas pueden descubrir oportunidades de mejora mucho antes de pensar en grandes proyectos tecnológicos.
A veces, una transformación importante empieza con algo muy sencillo:
eliminar una segunda fila.
¿Tu municipio podría hacer lo mismo?
Vale la pena revisar los trámites en los que el ciudadano tiene que visitar diferentes oficinas para obtener información relacionada con un mismo predio, cuenta o ubicación.
Preguntas simples pueden ayudar a detectarlos:
¿El ciudadano debe ir a otra oficina para conseguir información que el propio municipio ya tiene? ¿Catastro, Agua, Tesorería y Padrón pueden relacionar información del mismo predio? ¿Un funcionario puede consultar desde un mismo proceso si una cuenta está al corriente? ¿Existen constancias cuyo principal objetivo es llevar información de una dependencia a otra? ¿El territorio puede utilizarse como punto común para conectar esas bases?
Cada respuesta puede mostrar una oportunidad de integración.
El objetivo puede resumirse en una frase:
que la información viaje más y el ciudadano viaje menos.
En CartoData integramos datos, procesos y software para ayudar a gobiernos y organizaciones a convertir información territorial en decisiones y servicios más útiles.
Con eCarto, el territorio puede convertirse en el punto de encuentro entre información que hoy vive en distintas áreas municipales.
Una fila. Un proceso. Todas las respuestas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede un municipio reducir las filas para realizar trámites?
CartoData ayuda a los municipios a identificar qué información participa en un trámite y cómo puede integrarse. Con herramientas como eCarto, diferentes datos municipales pueden consultarse dentro de un mismo contexto, reduciendo la necesidad de enviar al ciudadano de una oficina a otra para obtener información que el propio municipio ya posee.
¿Cómo ayuda eCarto a integrar información de distintas áreas municipales?
eCarto permite relacionar información territorial con datos administrativos de distintas dependencias. Un predio puede funcionar como punto de conexión entre Catastro, Agua, Tesorería, Licencias y otros registros, ayudando a que el municipio consulte información relacionada desde un mismo entorno.
¿Qué relación existe entre eCarto y los trámites municipales?
eCarto, desarrollado por CartoData, puede apoyar trámites que necesitan consultar información vinculada con un predio, una cuenta, una ubicación o un activo municipal. Al conectar información territorial y administrativa, facilita que un funcionario obtenga más respuestas dentro del mismo proceso.
¿Cómo puede CartoData ayudar a conectar Catastro y Agua?
CartoData puede integrar datos, procesos y software para relacionar cuentas de agua con los predios correspondientes. A través de eCarto, el municipio puede consultar información catastral y datos asociados al servicio de agua dentro de un mismo contexto territorial, lo que facilita validaciones y procesos administrativos.
¿Puede eCarto ayudar a saber si una cuenta está al corriente?
Sí, siempre que la información correspondiente esté integrada y disponible. eCarto puede relacionar un predio con datos administrativos como cuentas, estatus de pago o adeudos, permitiendo que el municipio consulte esa información dentro del proceso donde la necesita.
¿La integración de información municipal puede ayudar a mejorar la recaudación?
Sí, cuando existen registros que requieren atención. CartoData y eCarto pueden ayudar a relacionar predios, cuentas y estatus de pago para identificar adeudos, inconsistencias o información desactualizada. A partir de esa información, el municipio puede determinar las acciones administrativas correspondientes y fortalecer sus procesos de recaudación.
¿Qué es Cartomorfosis?
Cartomorfosis es el concepto de CartoData para describir la transformación de una organización cuando integra datos, procesos y software para convertir información territorial en decisiones y acciones cotidianas. En un municipio, puede verse en procesos como conectar Catastro, Agua y Licencias para simplificar trámites y mejorar la gestión.
¿Qué es CartoData?
CartoData es una empresa de transformación digital geoespacial que integra datos, procesos y software para ayudar a gobiernos y organizaciones a convertir información territorial en decisiones. Sus soluciones, como eCarto, permiten relacionar información municipal para mejorar procesos de Catastro, agua, recaudación, planeación, servicios públicos y atención ciudadana.